En este artículo vamos a ver un caso de uso, es decir, como se usaría el programa para un determinado sector. Veremos el caso en concreto de un fontanero, pero sería aplicable a otras empresas de servicios, como un técnico electricista o un mecánico.
¿Qué módulos necesito?
En primer lugar vamos a ver qué módulos serían necesarios tener activos para cubrir nuestras necesidades básicas. Podríamos dar alta más módulos que nos aportarían más funcionalidades como el módulo de gestión documental, de categorías, de márgenes, etc., pero en este caso nos centraremos en los imprescindibles.
- Usuarios. Es obligatorio en cualquier instalación de Dolibarr.
- Terceros. Con este módulo gestionaremos nuestros clientes y nuestros proveedores.
- Presupuestos. Nos permitirá realizar presupuestos a nuestros clientes de los trabajos a realizar.
- Intervenciones. A través de este módulo podremos contabilizar el tiempo empleado en realizar cualquier trabajo, para posteriormente facturarlo fácilmente.
- Facturas y abonos. Este módulo nos permitirá emitir nuestras facturas.Bancos y cajas. Permite llevar el control de los pagos emitidos y recibidos.
- Proveedores. Imprescindible para poder gestionar los pedidos y facturas de nuestros proveedores.
- Productos. Nos permite dar de alta productos en nuestro sistema.
- Stock de productos. Con este módulo gestionaremos el stock que tenemos de nuestros productos.
- Servicios. Nos permitirá dar de alta y gestionar nuestros servicios.
Casos de uso
Vistos ya los módulos que sería necesario tener activados, vamos a ver algunas situaciones que podrían ocurrir y como gestionarlas desde Dolibarr.
Caso 1
Un cliente nos pide presupuesto para cambiar su instalación de la cocina. Le realizamos un presupuesto, nos lo acepta, comprar las piezas necesarias a nuestros proveedores, realizamos los trabajos y finalmente, emitimos la factura.
El primer paso sería, en caso de no tenerlo, dar de alta nuestro posible cliente en Dolibarr.
Una vez ya tenemos nuestro cliente dado de alta, lo siguiente sería crear el presupuesto. Introduciremos todas los conceptos en el presupuesto (mano de obra y materiales empleados). Validaremos el presupuesto y podremos imprimirlo para entregárselo al cliente o incluso enviárselo por email.
Si el cliente nos acepta el presupuesto, cerraremos el presupuesto con el estado Firmado.
Para realizar los trabajos, son necesarios algunos materiales de los que no disponemos (tubería, grifería...) por lo que los compramos a nuestros proveedores (grandes almacenes, tienda especializada...). Al introducir las facturas de los proveedores en el sistema, se actualizaría el stock de piezas en nuestro almacén.
Una vez tenemos todos los materiales necesarios, procederemos a realizar los trabajos. Si queremos, podremos utilizar las intervenciones para contabilizar el tiempo empleado a modo de parte de trabajo. Dado que en este caso era un presupuesto cerrado, si no queremos controlar los tiempos podríamos obviar este paso.
Una vez el trabajo está terminado, procederemos a emitir la factura correspondiente. Para ello iremos al presupuesto de origen y podremos fácilmente crear la factura a partir de él para hacérsela llegar al cliente. Una vez la cobremos, podremos emitir el pago correspondiente y que la factura quede como pagada.
Caso 2
Un cliente ha tenido una avería y necesita que vayamos a repararlo urgentemente. En primer lugar iremos a resolver la avería. Una vez solucionada, realizaremos el correspondiente parte de trabajo. Finalmente emitiremos la factura correspondiente.
En este caso, el proceso en Dolibarr empezará una vez realizado el trabajo, ya que lo primero habrá sido solucionar la avería. Suponiendo que el cliente ya lo tenemos en nuestro sistema, deberemos crear una intervención dónde incluir todos los tiempos invertidos (desplazamiento, mano de obra...) a modo de parte de trabajo.
Una vez hecho esto, podremos convertir fácilmente el parte de trabajo en una factura. Solo nos quedará darle un valor precio/hora a las distintas líneas de la factura para que calcule el importe. También podremos añadir en caso que sea necesario el coste de algunas piezas utilizadas para la resolución de la avería.
En este artículo nos hemos centrado en el caso concreto de un fontanero y en dos situaciones en particular, pero Dolibarr puede llegar a adaptarse a muchos otros sectores y situaciones. Además, a través de módulos externos podemos llegar a “verticalizar” la aplicación para que se adapte a un sector en concreto.
