En este artículo vamos a resumir, cuales son los primeros pasos que debemos seguir para la implantación del sistema de gestión ERP&CRM Dolibarr, desde el proceso de selección, hasta su puesta en marcha (manejo diario de los procesos).

Lo que intentamos en este artículo, es guiarte paso a paso, y por orden, primeramente en su proceso de selección con el objetivo de ver si se adapta a tus necesidades, hasta que finalmente, por propia decisión se tome dicha decisión y pasemos a su uso. Siguiendo los pasos ordenadamente, y visitando los links agregados, optimizaremos el tiempo invertido para completar el proceso. Sigue leyendo ...

La primera parte de la guía, está indicada para usuarios inexpertos en temas de software de gestión empresarial. Esperamos que te sirva de ayuda.

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¿Qué estamos buscando?

Esta es la primera pregunta que nos debemos hacer cuando estamos realizando un proceso de selección de un sistema de gestión empresarial. En primer lugar, debemos tener claro que sistema cumplimentará nuestros requisitos empresariales a nivel funcional, pero tambíen existen otros factores a tener en cuenta, tales como los económicos, o sociales. Para ello, hemos anotado una serie de preguntas clave, que desde el punto de vista de Dolibarr cumple perfectamente.

Por tipología de empresa:

• ¿Somos una empresa autónomo, pequeña o mediana?
• ¿Somos un club, asociación, organización de miembros?
• ¿Vendemos productos o servicios?
• ¿Como empresa de venta de servicios, nuestros clientes nos pagan a través de cuotas periódicas? (bajo demanda)
• ¿Somos una empresa de fabricación? (bajo demanda)
• ¿Nuestra venta principal es a través de un punto de venta?
• ¿Nuestra venta principal es a través de internet? (bajo demanda)
• ¿Somos una asesoría y deseamos eliminar el sistema de notificaciones y envio de documentación y facturas a nuestros clientes? (bajo demanda)

Nota: (bajo demanda) se debería de consultar con la empresa implantadora para un mayor estudio y facilitar un módulo externo adecuado.

A nivel de Gerencia:

• ¿Deseamos obtener un sistema de gestión empresarial sin coste de licencia?
• ¿Deseamos tener empresas que ofrezcan soporte, asistencia, o cualquier otro servicio relacionado con Dolibarr para cualquier inconveniente, mejora o resolución de dudas?
• ¿Sería importante disponer de un sistema de gestión de código abierto (OpenSource), y no depender de un proveedor o fabricante?
• ¿El sistema preferido sería basado en WEB para poder acceder desde cualquier navegador web (firefox, chrome, safari, etc...) sin la necesidad de la instalación de programas de cada ordenador que vaya a utilizar cada usuario del sistema?
• ¿Queremos al máximo reducir los costes de infraestructuras (hardware) y licencias de hardware?
• ¿Deseamos no pagar costes por la creación de nuevos usuarios del sistema?
• ¿Buscamos un sistema rápido, sencillo y fácil de aprender?
• ¿Queremos gestionar los permisos de acceso a zonas del sistema, por usuario o grupos?

A nivel funcional:

• ¿El sistema debe llevar un control de productos/servicios, gestión de almacenes, expediciones y stock?
• ¿Es necesario la gestión y control de lotes y caducidad de los productos?
• ¿Deseamos gestionar los terceros (clientes, proveedores y contactos)?
• ¿Queremos realizar presupuestos, pedidos, albaranes y facturas?
• ¿Es necesaria disponer de contabilidad de asientos (Debe y Haber)?*
• ¿Disponemos de una tienda física y queremos vender a través de un módulo tpv básico?
• ¿Disponemos de una tienda online y queremos gestionar la información con el ERP?
• ¿Deseamos gestionar intervenciones o partes de trabajo?
• ¿Generamos contratos con nuestros clientes?
• ¿Sería oportuno disponer de un gestor documental por entidades (clientes, proveedores, facturas, presupuestos, pedidos, etc ...), para mantener clasificados mis documentos?
• ¿Trabajamos con proyectos y deseamos gestionarlos junto con tareas asignadas a usuarios del sistema?
• ¿Es importante el uso colaborativo de una agenda compartida?
• ¿Valoramos la posibilidad de trabajar a través de terminal movil o tablet?
• ¿Gestionamos una lista de miembros con pagos concurrentes?
• ¿Es imprescindible la importación y exportación de datos a .xls o .csv?
• ¿Trabajamos con Bancos y realizamos transacciones bancarias?
• ¿Una herramienta de envío de boletines de noticias a terceros?
• ¿Reenvio de documentos (facturas, pedidos, presupuestos, intervenciones) a través de email sin salir del sistema?
• ¿Creación de usuarios externos (clientes) para el acceso a sus documentos?

* Dolibarr ya dispone de módulo de contabilidad, pero se ha de tratar con la empresa implantadora del sistema.

Además, existen módulos que verticalizan el sistema, adecuándose a un sector en concreto, como el de reparaciones, consultas médicas, ventas online, fabricación, venta de segunda mano, transportes o logística, asesorias fiscales y laborales, etc ...

Si el resultado de respuestas, es SI, en la mayoría de preguntas, entonces Dolibarr podría ser el perfecto candidato para tu negocio.

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Información sobre el ERP & CRM Dolibarr

Ahora que Dolibarr, lo hemos definido como un perfecto candidato, vamos a tener un poco más de información sobre el y que mostramos en los siguientes enlaces:

Funcionalidades Dolibarr

Videos Dolibarr

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Prueba nuestra demo online y lee nuestra guía rápida de uso o el manual completo

Una vez, ya tenemos más información acerca de Dolibarr, recomendamos enormemente, antes de descargar e instalar Dolibarr, probarlo en nuestra demo online, y la lectura de la guía rápida de uso (guía recomendada para lo que no tienen experiencia con sistemas ERP CRM). Si se dispone más tiempo, puedes descargar el manual completo del ERP & CRM Dolibarr.

Demo online Dolibarr - última versión

Descarga de manuales

 

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Descargar Dolibarr

Ahora, si seguimos adelante, y la demo online nos ha convencido, ya podemos descargar el software en el formato que corresponda.

Entre esos formatos, tenemos:

• Instalador para Windows (Xampp). Instala también el servidor web, apache y php.
• Instalador para Mac (Mamp). Instala también el servidor web, apache y php.
• Instalador para Linux (Ubuntu - Debian, Fedora - RedHat ...)
• Versiones para Proxmox.
• Fuentes Dolibarr (source)

Descargar Dolibarr

Recomendamos utilizar sistemas operativos Linux, por su estabilidad, rapidez y seguridad, en entorno de producción (de trabajo). Existe la posiblidad de trabajar en red local de una empresa, sin la necesidad de tener a dolibarr en un servidor de hosting externo.

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Instalación de Dolibarr

Tras descargar el programa, deberemos proceder a instalarlo.

Antes de instalarlo en un entorno de producción, es decir, en el entorno real de trabajo, recomendamos realizar la instalación en un entorno de desarrollo o pruebas, testeando el aplicativo, sin miedo a cometer errores, esta es la mejor forma de aprender a utilizar y manejar el sistema. Si optamos por empezar a testear con la idea, de posteriormente, reutilizar la instancia en un entorno real, seguramente deberemos borrar muchos datos,  y se pueden producir incoherencias en la integridad referencial de la base de datos. Aunque luego en la instalación real, tengamos que volver a configurar o introducir datos, siempre será más efectivo, y con la ventaja de ya saber lo que estamos haciendo.

Aquí dejamos el link de la wikipedia para el proceso de instalación y actualización.

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Configuración y parametrización de Dolibarr

Después de finalizar el proceso de instalación, debemos proceder a configurar y parametrizar el sistema Dolibarr. Esta es la parte de administración, y sólo podrá tener acceso el usuario administrador (root).

• Lo primero que realizaremos será dar de alta nuestra empresa, con sus datos correspondientes.
• Dar de alta los módulos necesarios para nuestra actividad, y configurarlos.
• Creación de usuario y/o grupos (departamentos).
• Asignación de permisos a los usuarios y/o grupos (departamentos).
• Es posible que sea necesarios algunos ajustes más pero esto dependería de cada caso en particular, y de las necesidades de cada empresa.

La parametrización del sistema es clave para obtener un resultado óptimo del manejo del mismo, por lo tanto, si no te ves capacitado, siempre puedes contactar con nosotros para buscarte una empresa que pueda ofrecerte un servicio exclusivo y profesional, basado en tus necesidades.

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Introducción de datos

Para terminar, daremos de alta las tablas maestras, que corresponden a:

• Alta de productos y/o servicios.
• Alta de clientes y proveedores.
• Alta de categorías de productos y/o servicios (opcional). Nos ayudará a filtrar y a organizar.
• Alta de categorías de terceros (opcional). Nos ayudará a filtrar y a organizar.
• Alta de bancos para poder efectuar los pagos y cobros de terceros.

A partir de ahí ya podemos empezar a trabajar.

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Módulos externos

Es probable que una vez estés utilizando Dolibarr, necesites alguna funcionalidad extra, para ello tiene dos opciones:

• Buscar el módulo externo que por sus caraterísiticas te ofrezca esa solución a tu necesidad. En dolistore.com podrás encontrar una gran variedad de módulos externos http://www.dolistore.com
• Contactar con un Partner para que desarrolle a medida tu funcionalidad.

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Busca una solución de hosting

Tras realizar los primeros pasos y estar convencido de que Dolibarr puede ser la solución que estás buscando, lo más probable es que todas estas pruebas las hayas realizado en servidor de prueba, o quizá en tu propio ordenador local. Si es así, deberías pensar en buscar un hosting donde albergar tu sistema de gestión y poder acceder desde cualquier sitio conexión a internet. Previamente deberás de contratar cualquier dominio para poder acceder a través de tu navegador fácilmente introduciendo el dominio seleccionado.

También se puede dar el caso que tu empresa ya disponga de un dominio y un hosting, donde ya tienes tu propia página web o comercio eletrónico. Si es así, tan sólo deberás comprobar que tienes espacio suficiente para trabajar con Dolibarr, o ampliar ese espacio contratado.

Ahora vuelve a repetir los pasos del 5 al 8, pero ya en el servidor de producción, y con datos reales, listo para comenzar a trabajar en serio.

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Copias de seguridad

Por último, siempre recomendamos realizar copias de seguridad periódicas para evitar desastres irreversibles.

Si no posees los conocimientos suficientes para llevar a cabo la implantación del sistema ERP & CRM Dolibarr siempre podrás ponerte en contacto con nosotros y te buscaremos un partner oficial. De esta forma, gozarás de un servicio profesional y seguro para tu total tranquilidad.