Si has descargado una plantilla de factura para Word, sabrás que con dominio del arte del "copia-pega" y una buena dosis de paciencia, puedes crear una factura para tu negocio con tu propio logotipo y diseño. Incluyes todos los datos que quieras en ella y ya la tienes lista para usarla como plantilla para tus próximas facturas.
Bueno, puedes hacerlo de ese modo, pero antes debes preguntarte a ti mismo algunas cosas antes de apostar por esto o mejor por un sistema de gestión como Dolibarr.
1. ¿Estás controlando la numeración de tus facturas?
Si estás utilizando una plantilla de Word, tienes que tener mucho cuidado al introducir el número de la factura y vigilar que este sea secuencial. Si utilizas dos veces el mismo número de factura o te saltas un número puedes tener problemas con Hacienda.
Con Dolibarr será imposible utilizar dos veces el mismo número de factura y además el sistema controlará que todas las facturas tengan una numeración secuencial.
2. ¿Cumple tu plantilla de Word con la legalidad vigente?
¡La primera impresión es lo que cuenta! Para conseguir que tu plantillla de Word cumpla con la legalidad, deberás estar seguro que está toda la información necesaria.
Con Dolibarr, esto no es un problema, ya se mostrará toda la información necesaria para evitar cualquier tipo de problema.
3. ¿Tienes también una plantilla para los abonos, presupuestos, etc?
En el día a día de tu negocio seguro que utilizas más documentos además de las facturas, como por ejemplo, abonos sobre facturas, presupuestos o pedidos.
Con el uso de plantillas, el uso de varios documentos puede convertir todo el "papeleo" en un proceso largo y tedioso.
Con Dolibarr todo este proceso será mucho más sencillo y con tan solo un par de "clicks" podrás facturar los presupuestos aceptados o emitir el abono sobre una factura. Y además, con la tranquilidad de no equivocarte con los importes y sin dejarte ningún dato importante.
4. ¿Cómo sacas balance de tu negocio?
Para saber todas las ventas del mes o cual es la declaración de IVA que debes realizar, deberás tener una hoja Excel en la que ir introduciendo todas las importes de las facturas emitidas y recibidas, y "rezar" para que al final del trimestre todo coincida con lo que dice tu asesor.
Con un software como Dolibarr, a medida que vayas emitiendo facturas toda la información quedará almacenada, pudiéndola visualizar fácilmente y extraer balances de como va tu negocio.
5. Incluso si eres un experto en Word y eres muy meticuloso, ¿realmente te resulta cómodo?
Si llegado a este punto todavía no estás convencido, ¿no crees que es más cómodo utilizar un software de gestión?
Te ahorrarás el ir gurdando tus plantillas generadas con Word por todos lados, además, podrás enviar por correo electrónico la factura desde el mismo Dolibarr.
También tendrás ordenados y listos para consultar todos los datos de tus clientes y proveedores. Por no hablar de las ventajas de tenerlo alojado en un servidor en lugar de en tu ordenador personal. Pero eso ya lo dejamos para otra ocasión.
Motivo extra
Pese si a todo esto, sigues aferrándote a tus plantillas de Word, ¿qué piensas si te digo que si conviertes tus plantillas a formato ODT (procesador de textos de Libre Office) puedes seguir usándolas en Dolibarr? Toda la potencia de un software de facturación manteniendo tus plantillas de siempre. Suena bien, ¿no? Consulta con tu Prefered Partner más cercano.
