A nivel financiero, hay que tener en cuenta dos conceptos muy diferentes y que son muy importantes para la toma de decisiones por parte de la dirección o gerencia de una empresa. Estos dos términos son la contabilidad de compromiso y la contabilidad de caja. Vamos a ver la diferencia entre estos dos conceptos y como se aplican según el ERP&CRM Dolibarr.
Como ya sabemos, en una empresa se producen dos procesos, que aunque están englobados dentro del proceso global de ventas, son muy diferentes entre ellos, y pueden ser claves en los indicadores generales de la empresa. Estos indicadores, o también llamados KPI´s, son las ventas generadas y contabilizadas a través de las facturas generadas a los clientes finales, y el otro indicador es el flujo de caja generado a través de esas ventas o facturas a clientes.
La otra parte paralela a las ventas, son las compras, y que también generan facturas a proveedor, es decir, las facturas que nos emiten aquellas empresas a las cuales les compramos productos y/o servicios, y el pago de las mismas.
Dicho esto, diferenciamos la contabilidad de compromiso, es decir, las facturas emitidas a los clientes o las facturas recibidas de los proveedores. El otro concepto llamado contabilidad de caja, hace referencia a los cobros de dichas facturas emitidas a clientes y los pagos de las facturas de nuestros proveedores/acreedores.
Es importante, diferenciar dichos términos de caja y compromiso, principalmente, porque el balance de compromiso, es el total de facturas emitidas y recibidas, y el balance de caja es el total de facturas cobradas y pagadas, según lo explicado anteriormente. Ahora veremos como afecta esto a los dos impuestos comunes aplicados, por lo menos en España, es decir el impuesto de sociedades y el impuesto de IVA (para sociedades) y el impuesto de IVA (para sociedades y autónomos o empresas formadas por personas físicas).
El impuesto del IVA: independientemente del cobro o pago de las facturas, el IVA es un diferencial entre el soportado (facturas recibidas de proveedores/acreedores) y el repercutido (facturas emitidas a clientes). Si la diferencia es positiva frente al IVA repercutido, la empresa, debe pagar trimestralmente a la hacienda pública. Si dicha diferencia es negativa (siendo el IVA soportado mayor que el repercutido, hay una cantidad de IVA mayor en facturas de proveedores/acreedores que facturas de clientes), existen dos opciones, una arrastrar esa deuda con la hacienda pública para próximos trimestres, de forma que se vayan compensando las deudas con la hacienda pública, o bien solicitar a hacienda pública la devolución de dicha compensación (algo que no suele ser habitual).
El impuesto de sociedades (solo para sociedades mercantiles, no para autónomos): En este caso el balance de caja es totalmente independiente, ya que es un impuesto que afecta únicamente al volumen de ventas, es decir, al balance de compromiso por las facturas emitidas y recibidas, pero esto ya es una tema más contable que un tema de gestión, ya que se aplican una serie de apuntes contables que regularizarán el importe a pagar (según el balance de pérdidas y ganancias positivo antes de la aplicación del impuesto de sociedades), o en caso contrario (balance negativo de la cuenta de pérdidas y ganancias antes del impuesto de sociedades) a compensar en próximos años de actividad empresarial que tengan un balance positivo.
La dirección o gerencia debe estar muy atenta a los balances de compromiso y los de caja, en primer lugar, por que el balance de compromiso, indicará la situación financiera de la empresa según sus ingresos o gastos tras su actividad empresarial (compra y ventas). En segundo lugar, por que el balance de caja, indicará la solvencia de la empresa frente a posibles compras a sus proveedores para el mantenimiento de su activo físico de material para su posterior venta, o de la compra de servicios a sus proveedores/acreedores de servicios que mantienen la estabilidad y permanencia íntegra de la empresa como pueden ser servicios de externos de marketing, asesoría, contabilidad, outsourcing de servicios complementarios, mantenimiento de inmovilizado material de la empresa, luz, agua, alquileres, etc ...
Ha habido casos de gerencia, donde únicamente han enfocado su esfuerzo de análisis o control al balance de compromiso, y no han prestado mucha atención al balance de caja, y curiosamente, se han visto en una situación de quiebra, debido a que no han podido hacer frente al pago de sus empleados por no disponer de efectivo o cash. Curiosamente, estas empresas han emitido un resultado anual positivo en su resultado anual de su empresa con beneficios importantes, debido a que su balance de compromiso ha sido positivo, pero, todas esas facturas que han sido emitidas a sus clientes finales, no han sido pagadas por ellos, por lo que la empresa se ha ido descapitalizando, en primer lugar por sus gastos habituales de sueldos y gastos de mantenimiento habituales, y en segundo lugar, por el pago de los impuestos derivados de IVA o IRPF (según el caso) a la hacienda pública de dichas facturas emitidas.
En resumen, con Dolibarr, puedes ver claramente el balance de compromiso y de caja en la parte de informes (menú izquierdo) dentro del menú principal de financiera (para que aparezca el submenú de informes es imprescindible no tener activado el módulo contabilidad avanzada).
