Mucho se ha hablado, preguntado y debatido sobre Dolibarr y la contabilidad, tanto por los usuarios en los foros de todas las comunidades, como por los desarrolladores en devcamps e intentos más o menos fructuosos de realización de módulos externos que realicen dicha funcionalidad.
Vamos a intentar arrojar un poco de luz a este controvertido tema: ¿Qué es la contabilidad? ¿Estamos obligados a llevar contabilidad? ¿Tiene o no tiene Dolibarr contabilidad?
¿Qué es la contabilidad?
Es un conjunto de procedimientos estandarizado para todas las empresas, que permite reflejar de forma ordenada la actividad económica de la empresa en el día a día.
Así a través de la contabilidad las personas responsables de la administración y gestión de una empresa pueden responder a cuestiones del tipo:
- ¿Cuánto dinero tengo disponible en las cuentas bancarias?
- ¿Cuánto dinero me debe un cliente?
- ¿Cuál es el valor de las distintas existencias que tengo en el almacén?
- ¿Cuánto tiempo tardo, de media, en cobrar una factura emitida a un cliente?
- ¿Cuál es el beneficio que ha generado la empresa en un determinado período de tiempo?
- ¿Cuál es el importe de la liquidación de IVA del presente trimestre?
En definitiva, la contabilidad es la herramienta que permite a la administración de la empresa tomar decisiones partiendo de la información más adecuada.
¿Para qué sirve la contabilidad?
Sirve para registrar todas las operaciones que se realizan en la empresa siguiendo un orden cronológico y aplicando unas normas de obligado cumplimiento.
La contabilidad es una herramienta clave para conocer en que situación y condiciones se encuentra una empresa en cualquier momento y, con esta información, poder tomar las decisiones necesarias para mejorar su rendimiento económico.
Realizar una contabilización correcta sirve internamente para la toma de decisiones de gestión y administración y externamente para que cualquier persona interesada en conocer la marcha de la empresa lo pueda hacer, caso de los accionistas, proveedores, etc.
Internamente: porque la empresa la utiliza para conocer, en cualquier momento, cuál es su situación económica.
Externamente: para proporcionar información relevante a accionistas, inversores, bancos, hacienda...
Hay que tener en cuenta que son los registros contables de la empresa la información que se toma como base para el cálculo de los impuestos a los que está sujeta la empresa, impuesto de sociedades, etc.
¿Qué es el Plan General de Contabilidad (PGC)?
Es un conjunto de normas que fijan los procedimientos y métodos a seguir en el registro de la actividad económica de la empresa.
Su uso es de carácter obligatorio y de repercusión nacional e internacional, esto es, aplicable a las empresas tanto en sus actividades de mercado interno como de mercados exteriores.
En una economía globalizada la estandarización de la información contable se convierte en una prioridad. Esto hace que la redacción de los Planes Generales de Contabilidad se inspiren en las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) así como en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIF) consensuadas.
Por ejemplo, en España es el Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas (ICAC), dependiente del Ministerio de Hacienda, el encargado de velar por la vigencia y actualización del Plan General de Contabilidad así cómo de establecer el criterio a seguir en el registro de los más diversos hechos económicos.
¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad?
Están obligados a llevar la contabilidad, según el plan general contable, las siguientes sociedades mercantiles:
- Sociedad Limitada
- Sociedad Anónima
- Sociedad Laboral
- Sociedad Cooperativa
Una sociedad mercantil no es más que la unión de una o varias personas físicas o jurídicas (otras sociedades o entidades) con un objetivo en común, que será el de obtener beneficios, que no tienen por que ser de carácter económico, a través de las actividades que realicen.
En un término más amplio podemos decir que están obligados a llevar un registro contable de sus actividades todas aquellas personas físicas o jurídicas que realizan alguna actividad comercial que les reporte un rendimiento económico.
La excepción de los trabajadores autónomos
Los trabajadores autónomos o profesionales por cuenta propia, pueden llevar la contabilidad pero NO están obligados a hacerlo.
Las únicas obligaciones registrales que tienen son: Llevar el registro permanente de sus ingresos, facturas emitidas. Llevar un registro permanente de sus gastos, facturas recibidas.
¿Qué es un trabajador autónomo?
Es la persona que se dedica a realizar en nombre propio y de forma habitual una determinada actividad con el objetivo de beneficiarse de la rentabilidad derivada de dicha actividad, asumiendo la iniciativa y el riesgo.
¿Qué obligaciones existen a la hora de llevar la contabilidad?
Además de los criterios establecidos en el propio documento, donde se establece como valorar un determinado hecho económico, el contable o persona encargada de la llevanza de las cuentas de la empresa deberá seguir un criterio que le permita adaptar la norma general a su caso particular para lograr que la información que se obtenga de las cuentas de la empresa transmita una imagen real de la empresa. Para ello deberá determinar los niveles de relevancia adecuados en su caso particular para así realizar un proceso contable eficaz.
En cuanto a los criterios y directrices de obligado cumplimento regulados en el Plan General de Contabilidad, en la actualidad nos encontramos con que dependiendo del tipo de sociedad mercantil podemos elegir una versión más amplia o una versión más reducida del Plan de Contabilidad, incluidos de serie en Dolibarr para Francia, Bélgica y España.
Así en el caso de las pequeñas y medianas empresas, estas pueden elegir entre la utilización de la versión simplificada, Plan General de Contabilidad (PYME) ó la versión ordinaria.
La versión reducida está formada por las mismas partes que el plan general normal pero con menos obligaciones para que no resulte tan laborioso el registro contable ya que los usuarios habituales de la información contable de una pequeña y mediana empresa no requieren de una información tan exhaustiva como los de una gran empresa, sobre todo en los aspectos relacionados con el patrimonio, derechos y obligaciones que maneja la empresa, aspectos que conforman el grueso de la adaptación realizada sobre el Plan de Contabilidad en su versión general.
¿Cuándo una empresa es considerada una PYME?
Para que una empresa pueda utilizar la versión simplificada del Plan General de Contabilidad ha de cumplir con los requisitos establecidos para la presentación en el Registro Mercantil de los modelos de cuentas anuales abreviados.
En este sentido los límites establecidos para esto son los siguientes, debiendo cumplir por lo menos con dos de ellos:
- Que el activo no supere los 2.850.000 €
- Que su cifra de negocio no supere los 5.700.000 €
- Que su número de trabajadores sea igual o menor de 50.
En caso de que cumpla con los límites anteriores pero esté participada en cuantía igual o superior al 25 % por una empresa que no tenga la consideración de PYME no podrá aplicar la versión simplificada de plan.
¿Tiene o no tiene Dolibarr contabilidad?
Desde la versión 3.7 de Dolibarr disponemos de un módulo de contabilidad directamente en nuestro ERP preferido llamado contabilidad (avanzada).
¿Qué podemos hacer a día de hoy con el módulo?
- Contabilidad latina, incluye PGC reducido de Francia, Bélgica y España
- Definición y administración de cuentas y subcuentas, que pueden ser tanto numéricas como alfanuméricas para cumplir con la mayor parte de legislaciones de cada país (Por ejemplo: cuenta 60000001 o 6000Puesto)
- Sistema precontable: Siempre se deja paso a los usuarios y se propone un apunte de ventas y/o compras según la configuración definida. El usuario puede aceptar lo propuesto o cambiarlo según sea necesario
- Posibilidad de modificar un apunte mal desglosado en una cuenta
- Posibilidad de realizar apuntes manuales
- Gestión de diarios de ventas, compras y tesorería
- Libro de mayor
- Balances
- Configuración: Definición de longitud de cuentas y subcuentas. Definición de cuentas por defecto para productos, servicios, donaciones, notas de gasto, IVA, cargas sociales, etc)
- Codificación de los diarios
¿Qué no podemos hacer a día de hoy?
- Contabilidad anglosajona
- Análisis contable (en desarrollo)
- Gestión de modelos (a realizar para cada país)
¿Cómo puedo usarlo?
Antes de usarlo debes de saber que el módulo se encuentra en desarrollo (aunque ha mejorado notablemente en la versión 4.0), por lo que no debería usarse en entornos de producción.
Para probar el módulo deberás activar las funcionalidades en desarrollo de Dolibarr: Con un usuario administrador ir a Inicio→Configuración → Varios y poner MAIN_FEATURES_LEVEL a 2. Una vez activada la opción dispondremos en nuestros módulos el módulo de Contabilidad (avanzada), lo activaremos y configuraremos a nuestro gusto. Hay que tener en cuenta que habrá que configurar bien las cuentas contables de cada uno de nuestros productos, terceros, etc.
Una vez el módulo activado y configurado desde el menú financiera dispondremos de todas las opciones de gestión de la contabilidad en el menú Contabilidad.
Recuerda que el módulo se encuentra en desarrollo y no debe usarse en entornos de producción.
Aunque puedes probarlo e informar en el foro de problemas que vayas encontrado, así aceleraremos su desarrollo y su puesta en marcha como módulo estable y plenamente operativo.
