Decidir si Dolibarr debe alojarse en las instalaciones de su empresa o en la nube no tiene que ser un proceso complicado, pero deben considerarse los pros y contras de cada opción, ya que no puede recomendarse una misma alternativa para todas las empresas.
El modelo económico actual está moviéndose de un escenario de “comprar todo” hacia uno de “subscripción”. Por ejemplo, las personas que antes compraban sus CDs, ahora se subscriben a Spotify o iTunes. También hay otros que antes compraban sus películas en DVD y ahora prefieren servicios como Netflix o Wuaki. Incluso, en lugar de comprar un automóvil, ya empiezan a usarse los servicios de transportarse de un punto a otro a través de alquiler de vehículos. Esto mismo se puede aplicar a las empresas que no desean adquirir la infraestructura y los costes de mantenimiento requerido por un ERP & CRM y prefieren pagar por el uso de los recursos que les permitan operar con base a un coste mensual.
Aunque no lo sepan, actualmente la mayoría de empresas usan soluciones que pueden denominarse “en la nube” contratando servicios para el negocio. Como ejemplo podríamos citar el correo electrónico.
A este modelo se le conoce como SaaS (software como servicio). Cada vez más aplicaciones están disponibles en la nube y cada vez más empresas se decantan por esa opción.
Dolibarr en la nube requiere de poco mantenimiento, pues el proveedor es quien se encarga de actualizar las versiones y de tener disponible el recurso cuando el usuario lo requiere, pero la eficiencia de esta solución depende de la velocidad de la conexión a Internet y de la confiabilidad del proveedor utilizado. Por otro lado, Dolibarr alojado en las instalaciones de la empresa requiere de profesionales especializados que puedan realizar la actualización de versiones y el mantenimiento de los recursos materiales (servidores, redes, etc.) para que proporcionen el tiempo de respuesta requerido por el negocio.
Cuando se evalúa si se debe tener Dolibarr alojado en la nube o en las instalaciones de la empresa no hay que olvidar que la mejor solución es la que permitirá la mejor gestión del negocio cumpliendo de la mejor manera con las expectativas de la empresa. Existen varios factores que deben tenerse en cuenta:
- ¿Cuál es el coste total de propiedad (TCO) a cinco años? La inversión para la alternativa en la nube representa un coste mensual conocido, pero si se deja de pagar, la empresa se queda sin Dolibarr.
- ¿Cuál es la reputación y la estabilidad económica del proveedor de servicio en la nube? En la medida que se consolide el mercado, habrá proveedores de servicio en la nube que seguramente desaparecerán del escenario.
- ¿Cuál es el coste del profesional requerido para la capacitación de los usuarios y la configuración de sus equipos? Sin importar dónde está alojado Dolibarr, su empresa debe contar con un profesional que proporcione soporte al usuario final en el uso y configuración de Dolibarr.
- ¿Qué estrategia se seguirá para adoptar la actualización de versiones de Dolibarr? El proveedor del servicio en la nube suele compartir la misma versión de Dolibarr con todos sus clientes, por lo que siempre buscará contar con la versión más reciente de la solución para ofrecer toda la funcionalidad disponible, pero es un hecho que no todas las empresas son iguales. Cuando Dolibarr se aloja en las instalaciones de la empresa, se puede mantener una versión de Dolibarr por el tiempo que más le convenga a la empresa.
- ¿Cuál será el tiempo y el coste del proceso de migración del sistema anterior hacia Dolibarr ya sea que se aloje en la nube o en las instalaciones de la empresa?
- ¿Qué tipo de soporte brindará el proveedor en la nube para realizar el proceso anterior?
- ¿Cuál es el coste de una conexión alternativa a Internet? Se debe contar con un servicio alternativo para estar preparados en caso de desastre.
- ¿Cómo se resolverá la necesidad de las copias de seguridad?
- ¿Quién será el responsable de que la información respaldada de la empresa se encuentre en un lugar seguro y que pueda ser leída en el momento que se requiera?
- ¿Cuál es el coste si no es posible tener acceso a Dolibarr en la nube? Deben tomarse las medidas oportunas para que la empresa no detenga sus operaciones y continúe trabajando.
- ¿Cuál es el coste de tener Dolibarr en las instalaciones de la empresa? Hay que identificar el importe de la inversión inicial y el coste de mantener operando la solución.
- ¿Cuál es el nivel de personalización de Dolibarr para que la empresa pueda automatizar sus procesos de negocio? Si el nivel de personalización es alto, se aparta de la funcionalidad estándar de Dolibarr. En este caso puede que, dependiendo de su proveedor SaaS, puede ser que el servicio SaaS solamente ofrezca Dolibarr estándard sin posibilidad de personalizaciones.
No existen dos empresas iguales. Se deben identificar las necesidades del negocio, sus prioridades y crecimiento esperado antes de tomar una decisión sobre el modelo a adoptar. Existen ventajas y desventajas en ambos escenarios que deben considerarse antes de tomar una decisión.
