Cualquier empresa, por pequeña que sea, ha de medir sus datos derivados de su operativa diaria, con el fin de analizar su progresión, y poder establecer acciones estratégicas, rectificativas o informativas.
Hoy en día, los sistemas de gestión empresariales (ERP) poseen herramientas que nos permiten analizar estos datos bajo distintos formatos, entre ellos, reportes (informes) o gráficos. En este caso, y todo hay que decirlo, el ERP&CRM Dolibarr, no se caracteriza o se distingue por su potencial de obtención de dichos reports o informes de análisis, pero lo que si que es cierto, es que dispones de la información necesaria en la base de datos.
Esta tarea de revisar la progresión de la empresa está asignada principalmente a la dirección de la misma, o bien a un departamento responsable de ello que posteriormente pasará el resumen a la alta dirección. Finalmente gerencia (dirección), será la figura consciente de tomar decisiones clave en función de la información facilitada, y especialmente analizada.
Es muy importante fijar unos parámetros, también llamados KPI, que serán los determinantes de la trayectoria futura de la empresa. Determinar estos parámetros es vital, ya que van a ser los indicadores medibles del logro o fracaso de objetivos establecidos para la supervivencia, crecimiento, especialización, reconocimiento, afianzamiento, etc… de la empresa.
Muchas veces, nos encontramos, en la mayoría de casos, empresas que utilizan su sistema de gestión, para ver/mirar/observar información proporcionada por éstos, y ello no sirve absolutamente de nada, si no se realiza un análisis posterior de esos resultados. Por ejemplo, de nada nos sirve ver que este mes hemos facturado más que el mismo mes del año anterior sin analizar cual es la posible razón de ese aumento. En este caso, la pregunta debería ser, ¿qué hemos hecho este mes que no hicimos el año pasado para mejorar las ventas?. Está claro que la pregunta puede tener múltiples respuestas, o simplemente, la respuesta puede ser la entrada de un nuevo producto, o una campaña de marketing o publicidad, o bien, una situación específica provocada por un cambio externo (económico, cultural, social, etc …) o interno (aumento de la plantilla, reducción de gastos innecesarios, etc …). Realmente, quien está en posesión de esa respuesta, es la misma empresa, aunque dicha respuesta la puedan dar varios departamentos implicados, y no, se ha de recurrir exclusivamente la respuesta de la dirección o gerencia, que posiblemente no esté familiarizada con el conjunto de sucesos de la empresa, principalmente a que tienen sus propias tareas, lejos de la información que pueda tener un delegado o director en su área concreta. La compenetración y relación de todos los departamentos con gerencia, es clave para el análisis global y en conjunto por parte de gerencia o dirección. Aquí juega un papel importante la jerarquía de la compañía y el grado de comunicación entre esa jerarquía de abajo hacia arriba, es decir, desde el rol que está más abajo (operario o trabajador), hacia las figuras que están más por encima.
Puntos importantes a tener en cuenta:
- Antes de medir, establezcamos los KPI (Indicadores Clave de Desempeño). Para ello, repasemos cuales son los datos sensibles o estratégicos a nuestra empresa, que pueden hacer pasar de una situación estable a otra inestable, o debilitación (incluso de quiebra), o alcance de nuestra estrategia fijada. Habitualmente los KPI son números que indican una variación en %. En realidad son objetivos prefijados y dinámicos (pueden variar), pero son un punto de referencia, o punto de partida, según el momento en el que se determine el indicador.
- Clasifiquemos esos indicadores (KPI), en categorías por sectores (departamentos, áreas, unidades de trabajo, grupos, etc …) a los que afectan. Añade la importancia de los mismos según prioridades. Clasificar en sectores nos ayudará a delegar tareas en forma de acciones y responsabilidades. La prioridad, simplemente, nos mostrará la urgencia en la que deben ser atendidas o tratadas esas acciones según superen o disminuyan el umbral establecido para cada uno de los indicadores (cada indicador dispondrá de umbrales diferentes).
- Los umbrales nos ayudarán a cuantificar si estamos por debajo o por arriba de lo esperado, tanto si lo que deseamos, es que ese % se reduzca, o al contrario, aumente según el indicador. Es el % asignado o propuesto inicialmente (con o sin una experiencia anterior) a ese indicador. Si el umbral es 30% y el objetivo es aumentar esa cifra, cuando disminuya entraremos en alerta, mientras que si el umbral es el 30% y el objetivo es disminuir dicha cifra, cuando éste disminuya será lo que habíamos previsto, y estaremos dentro de lo previsto.
- La medición ha de ser periódica y no día a día, a penas notaremos cambios si es diaria, y por lo tanto, no percibiremos estos cambios tal y como debería, ya que es muy posible que la sensibilidad de cambio sea muy pequeña (aunque no tiene que ser así), también es cierto que esto dependerá del indicador, ya que el intervalo de medición puede variar en función de la precisión. Sin embargo, deberemos fijar fechas a realizar la medición en nuestra agenda para la revisión periódica según nosotros establezcamos, como hemos dicho en función de la sensibilidad de la medición.
- Cumplir las fechas de revisión, deberá ser obligatorio, ya que si por cualquier circunstancia, no cumplimos la revisión, se podría dar el caso, de que según el umbral y el nivel de prioridad de un KPI, sea tarde para tomar una acción que permita devolver la estabilidad prevista del correspondiente indicador por nuestra empresa.
- Determinar medidas correctivas cuando los umbrales no lleguen al punto deseado como medida preventiva. Esto muchas veces puede no ser sencillo, ya que puede ser un conjunto de circunstancias que afecten a diferentes indicadores, provocando que las medidas preventivas adoptadas no sean suficientes para obtener una solución efectiva. En estos casos, la destreza, tiempo de reacción y experiencia, serán clave para una solución rápida y efectiva.
- El establecimiento de KPI no es algo fijo o estático, y lo que hoy es un indicador con una prioridad alta, mañana no tiene porque serlo. Esto es debido a que las empresas son "entes" cambiantes y dinámicos, y por lo tanto, tenemos que adaptarnos a los cambios que puedan implicar o influir a estos indicadores, ya sean esperados, como inesperados. Revisar los KPI también formarán parte de las tareas periódicas, dando lugar a modificaciones de umbrales y/o prioridades, y también a su eliminación o creación de nuevos indicadores.
Los ERP´s deben ser capaces de adaptarse para poder permitir a sus usuarios medir los datos necesarios en función de los datos que dispongan, es decir, cualquier dato introducido en el sistema, ha de ser capaz de extraerse de forma simple, o bien, cruzando los datos necesarios. Lo que es indispensable es que todos esos datos existan en su base de datos, en caso contrario difícilmente podremos obtener los informes o gráficos necesarios para nuestro propósito. Debe quedar claro, que según las funcionalidades existentes en nuestro sistema de gestión, podremos obtener unos datos u otros, por ello es muy importante seleccionar un ERP que cumpla nuestras expectativas o necesidades de operatividad diaria en nuestra empresa.
En el posible caso de que la extracción de la información de nuestro sistema de gestión sea complejo, imposible o inviable, siempre podemos recurrir a herramientas de BI (Business Inteligent), es decir, herramientas especializadas para este caso, que se conectan directamente a la base de datos del ERP, o bien, el ERP permita la exportación de datos almacenados en él. Muchas de estas herramientas son caras y complicadas en su utilización ya que se basan en lenguajes de programación propios, y/o son engorrosos para el manejo o accesibilidad por parte de usuarios finales, pero su potencia, en algunos casos, es ilimitada. En este caso, Dolibarr, permite perfectamente, la conexión de estos sistemas de BI a su base de datos MySQL, y además existen módulos externos, que permiten la exportación de dichos datos en formato estándar, como CSV.
Para facilitar el entendimiento de los KPI, se proponen algunos clásicos en distintas empresas según el sector:
- Nuevos clientes.
- Clientes repetitivos.
- Clientes abandonados.
- Gestión de presupuestos y pedidos.
- Rotación de productos.
- Devolución de productos vendidos.
- Productos/servicios más vendidos.
- Tiempo dedicado al soporte de servicio o productos.
- Tiempo dedicado a la producción de productos.
- Tiempos de entrega de productos.
- Satisfacción de clientes.
- Generación de nuevas alianzas estratégicas.
- Gastos no necesarios.
- Incremento de la liquidez empresarial.
- Visitas a nuestra web corporativa o tienda virtual.
- Conversión de visitas web.
- Ratio de la fuerza de ventas (comerciales).
- Afiliación y apadrinamiento.
- Branding (Reconocimiento de la marca).
- Desmarcar a un competidor.
- Introducción de un nuevo producto o servicio.
- Campañas de marketing o publicidad.
- Nuevas inversiones de capital.
- Registros de suscriptores para recibir newsletters.
- Etc …
Como ves, dichos KPI´s expuestos anteriormente han de tener asociado una medición, una acción, una supervisión, una meta, y además estas metas han de ser alcanzables y reales, estableciendo una duración temporal (fecha límite para comprobar si se consiguió o no lo propuesto), en caso contrario no servirá de nada (se ha de cumplir cada uno de ellos sin excepción).
Algunos de los KPI de ejemplo anteriores, pueden no ser medibles por un mismo sistema de gestión (ERP), ya que hay indicadores que salen del propósito de un sistema de gestión (ERP), pero aún así, hay que registrar todos los datos, como por ejemplo a través de hojas de cálculo. Pero lo indudable y totalmente necesario es registrar toda la información, ya que sin dicha información, nunca podremos establecer mediciones, acciones, etc…
Estamos más acostumbrados de lo que pensamos a utilizar KPI´s, y en muchas ocasiones sin darnos cuenta de ello. Es algo muy típico de las empresas basarse, en que para el sostenimiento o mantenimiento de la misma, es prioritario mantener un nivel de ingresos de X Euros al mes. Como puedes observar, la meta inicial es conseguir esa cantidad mínima de ingresos para ese sostenimiento (en este caso, la meta es alcanzable y obligatoria, ya que esta meta está fijada según los cálculos obtenidos de tener en cuenta los gastos fijos y variables mensuales, con su margen de beneficio empresarial), la supervisión será mensual a través de la medición y análisis de los datos obtenidos, realizando acciones como “ofertas/promociones”, “publicidad en medios de radio”, “folletos repartidos a través de buzoneo”, “campañas de adwords”, etc … La duración temporal de revisión, siguiendo el ejemplo es mensual, y si un mes, no conseguimos el objetivo, deberemos replantear nuestra forma de plantear las acciones de venta en nuestra empresa, debido a que ésta no consiguió cumplir su meta. Este es un ejemplo muy básico, y normalmente no es tan sencillo, pero con el tiempo y la experiencia seremos capaces de llevar a cabo todas nuestras metas.
En resumen, y aplicando lo mencionado anteriormente al ERP&CRM Dolibarr, no podemos presumir de un sistema planteado para un tipo de empresa que continuamente ha de estar pendiente y actualizado en cuanto a reportes de KPI´s, pero lo si es cierto, de que Dolibarr dispone de mucha información en su esquema de base de datos, de la cual se puede extraer, a través de módulos externos o aplicaciones BI, una información válida y extensa de muchos KPI´s que la empresa se proponga. Lo más difícil no es extraer la información, lo más complicado es establecer esos KPI´s, medirlos, analizarlos y entenderlos según la trayectoria de la empresa, además de posteriormente, confeccionar medidas correctivas, o no, según el resultado del análisis. Lo que si que es cierto, que Dolibarr, cada día crece un poco más, y a este ritmo, conseguirá ser una herramienta referente, entre sus competidoras, de la cual sus usuarios podrán gozar de ella de forma libre y gratuita, con todo un mundo de posibilidades, gracias a su poder de adaptación y personalización a cualquier escenario posible.
Fuente:
Bernardo Cabezas (Director de marketing y ventas Dolibarr.es)
